Администрирование и сбор медицинских анкет с помощью документов Google: простая, безопасная и бесплатная система

1. Аннотация цель
2. Материал и Методы
3. Результаты
4. Выводы
5. Вступление
6. Материал и Методы
7. Анкета используется в качестве примера
8. Создание учетной записи Google
9. Создание вашей онлайн анкеты
10. Вопрос для идентификации конфиденциальной темы
11. Настройка анкеты
12. Ответы на вопросник преобразованы в электронную таблицу Excel
13. обсуждение

Аннотация

цель

Анкеты являются бесценным ресурсом для клинических испытаний. Они служат для оценки бремени болезней и клинических параметров, связанных с конкретным исследованием. Тем не менее, нынешние исследователи борются с бюджетными ограничениями, потерей возможностей финансирования и ростом сборов, связанных с исследованиями. Мы стремились изучить альтернативные возможности, используя преимущества бесплатного программного обеспечения Google Docs для администрирования анкет. Это дает возможность сократить расходы, одновременно повышая эффективность и точность данных.

Материал и Методы

Документы Google использовались в качестве платформы для создания онлайн-анкет, которые автоматически размещались по уникальному URL. Защищенный паролем доступ к URL-ссылке и уникальный идентификатор исследования давали пациентам круглосуточный доступ из любой точки мира. Уникальный идентификатор исследования обеспечивает конфиденциальность всех самоотчетных данных. Ответы пациентов были защищены с использованием «облачной» базы данных, где данные автоматически сортировались, масштабировались и оценивались по специальным формулам Excel. Исследователи загрузили ответы на вопросники в реальном времени в нескольких форматах (например, в формате Excel), которые затем были проанализированы с помощью статистического программного обеспечения по выбору.

Результаты

Этот простой рабочий процесс обеспечивал мгновенные оценки анкет, что исключало использование бумажных ответов и последующего ручного ввода данных. Простота доступа к онлайн-анкетам обеспечила удобство для пациентов, что привело к улучшению показателей ответов и повышению точности данных. Система также позволяла в режиме реального времени отслеживать прогресс пациента при заполнении анкет. Онлайн анкеты имели 100% заполнение по сравнению с бумажными анкетами.

Выводы

Документы Google могут служить эффективной и бесплатной платформой для администрирования анкет для клинической популяции без ущерба для качества, безопасности и точности данных.

Ключевые слова: онлайн-анкеты, Google Docs, исследование, прикладная информатика, клинические результаты.

Вступление

Завершение бумажных вопросов участниками исследования часто бывает неполным [ 1 ]. Недостающие данные ставят под угрозу способность выполнять статистический анализ, поддерживать векторное машинное обучение и расширенное моделирование. Кроме того, исследователи должны часто вводить рукописные данные в регистрационные формы после того, как пациенты заполнили вопросники. Это может привести к риску потери и точности данных. Компьютерные методы устраняют многие из этих проблем. Электронные версии вопросников показали последовательную проверку достоверности данных при повторном тестировании [ 2 ]. Однако некоторые платформы дороги и / или требуют специальных планшетов, которые доступны только во время клинических посещений [ 3 , 4 ]. Это становится все более проблематичным, так как грантовые средства и исследовательские бюджеты сокращаются.

Чтобы преодолеть эти проблемы, мы адаптировали существующий формат документов Google для создания эффективной компьютеризированной системы вопросников [ 5 ]. Бумажные анкеты были запрограммированы так, чтобы можно было легко прочитать и заполнить формат кнопки. Была разработана конфиденциальная система входа в систему, которая позволила обеспечить безопасный сбор данных. Никакой личной идентификационной информации не было собрано, хотя для этого могли быть допущены дополнительные материалы. Ответы были отформатированы таким образом, чтобы все данные вопросника могли быть скопированы в отдельные таблицы для последующего анализа данных. В этом документе представлены пошаговые инструкции по настройке бесплатной и безопасной системы Googledocs для администрирования анкет.

Материал и Методы

Этот раздел будет содержать подробное описание того, как настроить и использовать функцию Документов Google.

Анкета используется в качестве примера

В демонстрационных целях был использован показатель тяжести синдрома хронической усталости (CFS) [ 6 ]. Опросник по шкале тяжести CFS состоит из 9 симптомов: усталость, головные боли, миалгия, артралгия, боль в горле, лимфатические узлы, когнитивная дисфункция, сон и истощение при нагрузке. Каждый из 9 доменов симптомов ранжируется с использованием закрепленной порядковой шкалы 0 (нет), 1 (тривиально), 2 (слабо), 3 (умеренно) и 4 (тяжело). Субъектов просили оценить степень тяжести каждого симптома за последние 6 месяцев.

Создание учетной записи Google

Чтобы начать процесс создания бесплатной и надежно доступной онлайн-системы анкет, вы должны сначала создать учетную запись Google, перейдя по ссылке www.docs.google.com , Пожалуйста, не используйте существующий личный кабинет. Мы настоятельно рекомендуем создать учетную запись исключительно для управления данными клинической анкеты для исследовательской лаборатории. Пароли к учетной записи должны быть предоставлены участникам исследования, которые сертифицированы для обработки данных пациентов, одобрены Институциональным контрольным советом (IRB) и понимают законы о конфиденциальности для региона, штата или провинции и страны.

Создание вашей онлайн анкеты

После создания учетной записи войдите в новую учетную запись. Переместите курсор в верхнюю часть горизонтальной строки меню и нажмите на слово «Диск» (), которое приведет к главному экрану приветствия для Google docs (). Чтобы создать электронную таблицу, нажмите красную кнопку с надписью «Создать» (). Появится раскрывающееся меню. Переместите курсор и нажмите «Форма» (). Это приведет вас к дополнительному экрану приветствия; нажмите синюю кнопку «Начало работы».

Экран запуска

(A) Чтобы начать процесс создания вашей онлайн-анкеты, нажмите «Диск» (красная стрелка). (B) Это приведет вас к главному экрану приветствия.

Создание анкеты

(A) В левой части экрана нажмите кнопку «Создать» (черная стрелка). (B) Появится раскрывающееся меню, нажмите кнопку с надписью «Форма» (фиолетовая стрелка).

Другой подэкран попросит вас ввести название и выбрать тему для вашей анкеты (). Мы рекомендуем фон «по умолчанию», поскольку он нейтральный и подходит для исследований.

Название нужного бумажного вопросника (черная стрелка) должно быть напечатано до перехода на онлайн-версию. Для этого примера мы используем показатель серьезности CFS.

Вопрос для идентификации конфиденциальной темы

После выбора фона «По умолчанию» экран переключается, чтобы начать процесс ввода анкеты (). В поле «Описание формы» введите направления для анкеты (черная стрелка). Мы настоятельно рекомендуем сделать первый вопрос случайным образом сгенерированным идентификационным кодом, чтобы отслеживать индивидуальные данные пациента и для последующего анализа данных. В поле «Заголовок вопроса» введите Subject ID (красная стрелка). В поле «Текст справки» введите формат кода, который был предоставлен пациенту (; желтая стрелка). Для «Тип вопроса» используйте выпадающее меню и выберите опцию «Текст» (; зеленая стрелка). Убедитесь, что это «обязательный вопрос», установив флажок (синяя стрелка). Нажмите на синюю кнопку «Готово», чтобы завершить этот первый шаг.

Наименование анкеты

Появляется подэкран. Название нужного бумажного вопросника (черная стрелка) должно быть напечатано до перехода на онлайн-версию. Для этого примера мы используем показатель серьезности CFS.

Настройка анкеты

Для генерации основных вопросов нажмите «Добавить элемент» в левой части экрана (; розовая стрелка). Поскольку мы используем вопросник CFS, в раскрывающемся меню «Тип вопроса» выбирается «Сетка» (синяя стрелка). В зависимости от анкеты выбранный «тип вопроса» будет отличаться.

Добавление вопросов и ответов на анкету

(A) Розовая стрелка указывает на кнопку добавления элемента, чтобы начать процесс. (B) Синяя стрелка показывает тип вопроса, в данном случае это будет «Сетка». Фиолетовые и зеленые стрелки показывают, где разместить вопросы и связанные с ними ответы.

После выбора опции «Сетка» появятся 2 дополнения: «Метка строки 1» (; фиолетовая стрелка) и «Метка столбца 1» (; зеленая стрелка). Под надписью «Строка 1» указано «Нажмите, чтобы добавить опцию». Это позволяет расширить переменные, задаваемые в вопросе. В поле «Заголовок вопроса» введите требуемый связанный запрос (; черная стрелка).

Добавление строк и столбцов. Черные, красные и зеленые стрелки указывают на расширение подэкрана вопроса.

Мы рекомендуем, чтобы в «Строке» всегда указывались симптомы, а в «Колонке» - использованная шкала тяжести. Для оценки серьезности CFS в параметре «Метка строки» анкеты необходимо указать 9 переменных (красная стрелка). Затем 5 порядковых уровней серьезности вводятся в опцию «Метка столбца» (зеленая стрелка). После завершения установите флажок «Требуемый вопрос» и нажмите «Готово» (; оранжевая стрелка), ведущее к заполнению анкеты ().

(A) После заполнения анкеты нажмите синюю кнопку Готово (желтая стрелка). Также установите флажок «Требуемый вопрос», чтобы в будущем пациенты отвечали на вопросы. (B) После заполнения анкета будет легко читаемой и хорошо организованной.

Ответы на вопросник преобразованы в электронную таблицу Excel

Основным препятствием на этом перекрестке часто является преобразование ответов на вопросники в числовые значения. Наличие автоматизированного метода генерации числовых значений значительно упрощает возможность импорта данных в статистическое программное обеспечение. Решением этой проблемы является создание рабочей таблицы из трех электронных таблиц с помощью уравнения таблицы Vlookup.

Для начала наведите курсор на верхнюю левую руку экрана и нажмите «Выбрать пункт назначения ответа» (красная стрелка). Это приводит к дополнительному экрану приветствия; нажмите создать (; черная стрелка). После создания таблицы переместите курсор назад в верхнюю левую часть экрана и нажмите «Просмотреть ответы» (; оранжевая стрелка).

(A) Красная стрелка показывает начало перемещения данных. (B) Нажмите «Создать», чтобы перенести данные в электронную таблицу. (C) Просмотр ответов будет обобщать и показывать собранные данные.

Далее следует рабочая книга Google Docs, которая автоматически генерируется с ответами пациентов из вопросника (). Эта электронная таблица имеет автоматическое название «Ответы форм» и содержит «метку времени» (черная стрелка), которая определяет время и дату заполнения анкеты. Мы рекомендуем сохранить этот столбец.

Создание таблицы с 3 вкладками, чтобы начать процесс «Vlookup».

Чтобы настроить книгу с тремя электронными таблицами, дважды нажмите символ «плюс» (+) в левом нижнем углу экрана (красная стрелка). Это создает две вкладки с надписью «Sheet2» и «Sheet3». Щелкните правой кнопкой мыши вкладку «Лист2» ​​и переименуйте ее в «Числовые ответы», а вкладку «Лист3» - в таблицу Vlookup (). Вкладка «Числовые ответы» будет содержать числовую форму ответов на вопросник. Вкладка «Таблица Vlookup» будет содержать все уравнения, необходимые для преобразования ответов на слова (которые находятся на вкладке «Ответы формы») в их числовой формат (на вкладке «Числовые ответы»).

Нажмите на вкладку «Таблица Vlookup» в электронной таблице, чтобы начать формирование ваших уравнений (). В столбце A и строке 1 введите ячейку «Для всех вопросов» (зеленая стрелка). Это определит, какие слова преобразуются в их числовой формат. Начиная с ячейки в столбце B и строке 2, введите уровни серьезности, используемые в вопроснике (синяя стрелка). В данном случае это 5 порядковых уровней серьезности из показателя серьезности CFS. В ячейке в столбце C и строке 2 рядом с порядковыми рейтингами введите их соответствующие числовые значения (; оранжевая стрелка). В ячейке в столбце D и строке 2 (; фиолетовая стрелка) скопируйте и вставьте эту формулу Vlookup: ˆ = VLOOKUP («Ответы формы! C2,« Таблица Vlookup »! $ B $ 2: $ C $ 6,2,0) . Символ шляпы (ˆ) в начале символа равенства (=) размещается таким образом, что формула Vlookup неактивна и видима для редактирования. Важно отметить, что уравнения Vlookup чувствительны к регистру; поэтому обратите особое внимание на заглавные буквы, пробелы и знаки препинания в вопроснике.

Формирование уравнений для таблицы Vlookup.

После этого следующим шагом будет подготовка электронной таблицы «Числовые ответы» для автоматического заполнения. Возьмите курсор и нажмите на таблицу «Ответы формы», которая содержит исходные данные. В верхнем левом углу этой таблицы щелкните поле под символом «fx» (зеленая стрелка). Это выделит всю таблицу. На клавиатуре нажмите «Ctrl + C», чтобы скопировать всю электронную таблицу «Отклики формы». Теперь возьмите курсор и нажмите вкладку «Числовые ответы», а на клавиатуре нажмите «Ctrl + V», чтобы вставить информацию в этот лист. На этом этапе у вас будет точная копия данных из электронной таблицы «Ответы в форме» в электронную таблицу «Количество ответов» ().

Ячейки, которые выделены для таблицы Vlookup.

Следующим шагом является копирование формулы Vlookup: = VLOOKUP («Ответы формы! C2,« Таблица Vlookup »! $ B $ 2: $ C $ 6,2,0) и вставка ее в ячейку, содержащую рейтинг слова серьезности (; Черная стрелка). Важно отметить, что это уравнение не имеет символа шляпы (ˆ), предшествующего знаку равенства. Если все сделано правильно, словоформа теперь будет преобразована в числовой формат, который был определен в электронной таблице «Таблица Vlookup» (; зеленая стрелка).

обсуждение

Мы продемонстрировали уникальный инструмент для сбора данных с использованием облачной функции электронных таблиц в Googledocs. Основными преимуществами этой системы являются простота использования, широкая доступность и повышенная безопасность. Другие применяли аналогичные методы для улучшения онлайн-сотрудничества с Googledocs [ 7 , 8 ]. Насколько нам известно, о нашем конкретном использовании документов Google для администрирования клинических вопросников ранее не сообщалось.

Главной проблемой во всех областях сбора данных, особенно в клинических исследованиях, является безопасность данных. Все данные, введенные через эту систему, хранятся в облаке Google; известен как один из самых безопасных в отрасли. Во время первоначального входа в систему безопасность обеспечивается протоколом входа в систему SSH, который имеет такие же методы, как шифрование и перенос. Места, в которых хранятся данные, обеспечены круглосуточной поддержкой безопасности и обширной проверкой данных сотрудников. Приложения Googledocs сертифицированы Федеральным законом об управлении информационной безопасностью (FISMA), сертификацией SAS 70 Type II и сертификацией Safe Harbor США / ЕС. Кроме того, файлы, размещенные в облаке Google, разделены на несколько компьютеров на нескольких компьютерах. Имена файлов случайным образом создают дополнительный уровень безопасности, поскольку владельцы и их файлы не могут быть сопоставлены. Полную информацию о нескольких уровнях безопасности можно найти на странице безопасности Служб Google [ 9 ].

Похожие

Комментарии